Színvonalas program és helyszín mellett a konferencia sikeréhez szükség van megfelelő kellékekre is, olyan használati tárgyakra, amelyek megkönnyítik az eligazodást a programok között és segítik az információk feldolgozását. Az alábbiakban a legfontosabb kiegészítők kiválasztáshoz igyekszünk gyakorlati tanácsokat nyújtani.
Egy jó konferencián érdemes jegyzetelni. Ehhez kell egy elegáns, de praktikus mappa jegyzettömbbel vagy füzettel, és egy megbízható toll. Egy lapozható jegyzettömbben könnyebb visszakeresni a korábbi előadások jegyzeteit, vagy a kávészünetben megismert kolléga lapszélre feljegyzett e-mail címét, mintha egyszerű papírlapokat rakna a mappába. Ráadásul nem kell attól tartaniuk a vendégeknek, hogy pont a legfontosabb oldalak keverednek el az események forgatagában. Érdemes tehát jó minőségű, strapabíró jegyzettömböket készíteni a mappákba.
A jegyzettömb jegyzetelésre szolgál, a házigazda, vagy a rendezvényszervező cég logója és elérhetősége „csak” kiegészítő információ. Nem szabad tehát a feliratozással megtölteni a lapok nagy részét.
Rikító színek, feltűnő grafika helyett válasszon inkább visszafogottan elegáns arculatot, ami biztosan megfelel a többség ízlésének. Ha egy igazán eredeti ötlettel szeretné feldobni a konferenciát, készíttessen feliratot, mondjuk egy szlogent vagy egy webcímet a jegyzettömb lapjainak élére. Higgye el, egy jó nyomdai partnernél semmi sem lehetetlen!
Emblémázott tollal nem lehet hatalmas meglepetést okozni, a vendégek mindig biztosak benne, hogy összegyűjthetnek néhányat a rendezvény ideje alatt. Könnyű azonban nagyot hibázni: a rossz minőségű, maszatoló tollak egy használat után a kukában végzik, ráadásul az igénytelenség és megbízhatatlanság érzését keltik a vendéglátóról. Egy konferencia résztvevőinek egyenletesen és folyamatosan író tollra van szükségük, válassza tehát a minőséget a filléres ócskaságok helyett.
Egy több napos konferencia programját sokszor még a szervezőknek is nehéz fejben tartani, nem várhatják el ezt a vendégeiktől. A sikeres konferencia elengedhetetlen kelléke egy programfüzet, amelyben éppúgy megtalálható az összes előadás, beszélgetés és fakultatív program időpontja és helyszíne, mint az étterem és a kávézó nyitva tartása.
Egy jó programfüzet informatív és könnyen átlátható. A grafikai tervezés során azt kell szem előtt tartani, hogy aki ránéz a kiadványra, azonnal megtalálja az információt, amelyre éppen szüksége van. A programfüzet méretével, a megszokottól eltérő hajtással egyszerűen és többletköltségek nélkül feldobhatja a kiadványt. Tapasztalatból mondhatjuk, hogy egy egyedi formájú kiadvány, mint például a tó sziluettjére emlékeztető füzet a Velencei tó partján, vagy a szokványos szögletes lapból „kilógó” felirat vagy logó még emlékezetesebbé teheti a rendezvényt. Stancolással ma már minden, lehetetlennek tűnő ötlet megvalósítható.
Ha megvan a jegyzettömb, a toll és a programfüzet, már csak egy alkalomhoz illő mappára van szüksége, amibe mindezeket beleteheti. Ha teheti, válasszon vastagabb anyagból készült mappát, amin akkor is lehet jegyzetelni, ha épp nem áll a résztvevők rendelkezésére asztal. Az esemény stílusától és persze költségvetésétől függően az egyszerűbb papír iratrendezőktől a felső kategóriás bőrmappákig, az egyszerűen összehajthatóktól, a gumipántosokon át a csatos változatokig széles választékból szemezgethet. Egy dologban biztos lehet: bármilyen felületre készíttethet egyedi mintát vagy feliratot.
Egy konferencia nem az emblémázott kiegészítőktől lesz sikeres, de megfelelő kellékek nélkül nem lehet sikeres! A színvonalas program, a vendéglátás és a technikai kellékek mellett gondoskodjon időben jó minőségű, alkalomhoz illő konferenciakellékekről.